Hos Alliance Healthcare spredte ordet seg raskt til de andre avdelingene, og Pureservice har nå erstattet både kaffeprat og e-post som hovedkanaler for kommunikasjon. Det gir struktur og innsikt på et nivå de tidligere bare kunne drømt om.
IT-avdelingen var fornøyde med Pureservice, og vi så at andre avdelinger også hadde behov for bedre oversikt over innvendte henvendelser
Einar Boiesen
Infrastructure & Service Manager
Alliance Healthcare Norge leverer legemidler til 150 Boots apotek, sykehus og sykehusapotek, samt frittstående apotek og kommunehelsetjenesten. De er én av fem godkjente fullsortiments legemiddelgrossister i Norge, med distribusjonslager på Langhus og i Tromsø.
De har brukt Pureservice i seks år, til en stor mengde forskjellige aktiviteter. Men det hele begynte, som det ofte gjør, hos IT-avdelingen.
Fra IT-avdelingen til resten av virksomheten
Einar Boiesen er Infrastructure & Service Manager i Alliance Healthcare Apotekdrift AS (for å være eksakt), og var blant de første i virksomheten til å bruke applikasjonen. Høyt på lista over hvorfor de valgte Pureservice var de norske utviklerne, og det norske støtteapparatet som er lett tilgjengelige om de trenger råd eller assistanse.
Etter at IT-avdelingen hadde tatt i bruk Pureservice med stort hell, ønsket Einar å spre det glade budskap til resten av virksomheten.
– IT-avdelingen var fornøyde med Pureservice, og vi så at andre avdelinger også hadde behov for bedre oversikt over innvendte henvendelser, forteller han.
Det var imidlertid ikke bare lett å vinne alle over med det samme. Ofte er IT-avdelingen mer villig til å prøve nye systemer, og det gjaldt også her. Den generelle holdningen til de andre avdelingene var at de ikke hadde tid til å lære seg noe nytt.
Einar var nødt til å legge litt innsats i å vise hvordan de ville få mer oversikt, kontroll og struktur på alle innsendte saker, før de lot seg overbevise.
– Nå slipper vi å gå glipp av noe bare fordi noen er på ferie og ikke sjekker mailen sin, sier Einar.
Løser mange varierte arbeidsoppgaver med samme portal
Pureservice ble dermed rullet ut mot flere avdelinger, og brukes i dag til så forskjellige formål som:
- Kommunikasjonsverktøy for HR
- Lønnsutbetaling
- IT-henvendelser
- Markedsføring
- Regnskap
- Eiendom
- Kundesenter mot grossistens kunder
- Kundesenter mot apotek og sykehus
- Og enda mer…
Felles for alle avdelingene er at de bruker Pureservice for å motta og svare på henvendelser internt. For at det skal gå knirkefritt, har de satt opp arbeidsflytregler som sender henvisningen direkte til riktig avdeling. Hver avdeling har egne statuser som de bruker for å signalisere innad hvor de er i saksbehandlingsløpet.
Det eneste unntaket er der enkelte skjemaer bevisst er utelatt, for å tvinge ansatte til å snakke med nærmeste leder for å gi dem tilgang, i tråd med interne rutiner.
Har erstattet alle andre kommunikasjonskanaler
Einar forteller at virksomheten er svært fornøyd med Pureservice, som nå har erstattet e-post, telefon og den alltid populære «ta en prat ved kaffemaskinen».
– Vi har utnyttet systemet til det fulle så langt det går. Det har gitt oss bedre datagrunnlag og oversikt over backloggen vår, som hvor mye arbeid vi har fått av en endring. Folk kan ikke lenger gjemme seg og unngå henvendelser, og det fører til bedre kommunikasjon internt.
– Vi er godt fornøyde, avslutter han.
Skrevet av Marius Jones
Få en gratis demonstrasjon
Vi er opptatt av at du skal få den beste opplevelsen når du prøver Pureservice. Derfor kan vi skreddersy din gratisversjon etter ditt behov, slik at du umiddelbart får den beste opplevelsen.
