Bedre oversikt og økt samarbeid hos Østre Toten kommune

Behov for oversikt

HR-avdelingen ga uttrykk for at de hadde behov for mer oversikt. I HR-avdelingen inngår områdene lønn, innbyggertorg, kommunikasjon, HMS, post og arkiv og personal.

– Vi hadde behov for å samordne henvendelsene til HR-avdelingen. Etter at vi tok i bruk Pureservice opplever vi at vi har bedre oversikt over oppgaver, og at samarbeidet mellom de ansatte har økt. Gjennom selvbetjeningsportalen får vi full kontroll på kategorisering og saksflyt, forteller HR-sjef Liz Merete Tangen.

Nærmest over natten hadde avdelingen gått fra saksbehandling gjennom e-post til å få sakene inn i Pureservice.

– I tillegg til kurs i regi Pureservice, har jeg vært tilgjengelig for individuelle drop-in-sesjoner for de ansatte. Her har vi satt oss ned for å se hvordan jeg kan hjelpe de ansatte å komme i gang, forteller Alves.

Han forteller at de etter hvert gikk fra individuell opplæring med forklaring og avklaring av ulike spørsmål, til felles diskusjoner blant kolleger på tvers på av fagfelt. På den måten har HR-avdelingen skapt en lagfølelse, og samtidig hatt mulighet for å gjøre løpende endringer ut fra behov og ønsker.

– Det å få felles diskusjoner på tvers av avdelingen er svært positivt. Vi har alle våre behov, tanker og meninger. Vi blir utfordret av andre, og det åpner opp for nye smarte løsninger, forteller Alves.

Trygghet gjennom et medmenneskelig fokus under gjenoppretting

HR-sjef Liz Merete Tangen forteller at de hele tiden har hatt med seg et medmenneskelig perspektiv i gjenopprettingen.

– Vi har gått fra meg og mitt, til oss og vårt. Det er endringsprosess i seg selv. Som resultat er vi nå ivrige saksbehandlere som snakker om våre saker, og hvordan vi kan hjelpe hverandre, forteller Tangen.

Hun er glad for at det ikke lenger er utfordringer under fravær.

– Oversikten er der uansett i Pureservice. Om en ansatt er på ferie eller har annet fravær, er det enkelt å tildele sakene til en annen saksbehandler, forteller Tangen.

Samarbeid i team for smarte løsninger og bedre resultater

HR-sjefen ser det som en stor seier at de har fått bedre oversikt og systematisert arbeidsoppgaver. På den måten får de løst sakene raskere og gir økt oversikt til alle. Det igjen gjør at HR-avdelingen, som stabsfunksjon, gir bedre service til hele organisasjonen.

– Jeg vil fremheve at selve prosessen i innføringen var viktig i seg selv. Det å innføre Pureservice har tilrettelagt for diskusjoner rundt vår praksis og arbeidsprosesser. Det har skapt en bevissthet, og ikke minst en modenhet. Nå er det mer samarbeid i team, og de ansatte ser verdien og de positive mulighetene som ligger i Pureservice, sier Tangen.

Hun er fornøyd med at behovet for oversikt nå er dekket. Leveransene er blitt mer veloverveid på grunn av gode diskusjoner på tvers i avdelingen. Vi er blitt mer proffe rett og slett, avslutter HR-sjefen.