Pureservice bidro til trygghet og lagfølelse under gjenopprettingen

– Oversikten og muligheten til å systematisere arbeidsoppgaver på en ny måte har gjort oss til ivrige saksbehandlere som snakker om våre saker og hvordan vi kan hjelpe hverandre. Vi har gått fra «meg og mitt» til «oss og vårt» etter at vi tok i bruk Pureservice. Det er endringsprosess i seg selv, forteller HR-sjef Liz Merete Tangen.

Før det store dataangrepet mot Østre Toten kommune i 2021, var det bare IT-avdelingen deres som brukte Pureservice. Etter angrepet ble bruken lagt på is. Men i prosessen med å stable rutinene på beina igjen, gjenopptok de bruken av Pureservice – og denne gangen i flere avdelinger.

– HR-avdelingen ga uttrykk for at de trengte bedre oversikt. Hos HR inngår områdene lønn, innbyggertorg, kommunikasjon, HMS, post og arkiv, og personal. Avdelingen hadde behov for å samordne henvendelsene, forteller kommunens rådgiver for digital transformasjon, André Alves.

Bedre intern service med selvbetjeningsportal

Selvbetjeningsportalen til Pureservice har nå blitt tilgjengelig for alle ansatte i Østre Toten kommune. De ansatte har dermed mulighet til å sende inn saker og se tilgjengelige tjenester fra blant annet HR-avdelingen. HR-sjef Tangen er strålende fornøyd.

– Vi har nå fått bedre oversikt over oppgaver. Samarbeidet mellom de ansatte har økt. Gjennom selvbetjeningsportalen får vi full kontroll på kategorisering og saksflyt. Nå gir HR-avdelingen bedre service til hele organisasjonen, forteller hun.

Internt i avdelingen går også alt mer sømløst, for eksempel ved fravær.

– Vi har ikke lenger utfordringer når noen er borte, for oversikten er der uansett i Pureservice. Om en ansatt har ferie eller er syk, er det enkelt å tildele sakene til en annen saksbehandler.

Pureservice smurte endringsprosessene

Gjenopprettingen etter dataangrepet ble en endringsprosess i Østre Toten kommune. HR-avdelingen var opptatt av å ha et medmenneskelig perspektiv i arbeidet med å skape nye rutiner. Da ble overgangen til et nytt system fruktbart fordi mulighetene i Pureservice var så mange, forteller Tangen.

– Innføringen i seg selv ble også viktig. Den tilrettela for diskusjoner rundt praksis og arbeidsprosesser. Vi fikk en ny bevissthet, og ikke minst en modenhet. Vi samarbeider mer i team nå, og de ansatte ser verdien og mulighetene som ligger i verktøyet, sier hun.

– Leveransene har dessuten blitt mer veloverveide på grunn av gode diskusjoner på tvers i avdelingene. Vi er blitt mer proffe, rett og slett, forteller HR-sjefen.

God saksflyt gir bedre lagfølekse

André Alves har vært tilgjengelig for de ansatte som digital rådgiver, i tillegg til at de har fått opplæring av Pureservice. Han mener også at overgangen til systemet har styrket lagfølelsen.

– I tillegg til kurs i regi av Pureservice, har jeg vært tilgjengelig for individuelle drop-in-sesjoner for de ansatte. Her har vi satt oss ned for å se hvordan jeg kan hjelpe dem med å komme i gang. Etter hvert gikk vi videre fra individuell opplæring til felles diskusjoner blant kolleger på tvers av fagfelt, forteller Alves.

På den måten har HR-avdelingen fått en helt ny lagfølelse, ifølge rådgiveren:

– Det å få felles diskusjoner på tvers av avdelinger er svært positivt. Vi har ulike behov, tanker og meninger. Vi blir utfordret av andre, og det åpner opp for nye smarte løsninger, avslutter Alves.