En enklere og mer selvstendig arbeidshverdag for Kanvas
Kanvas er Norges største barnehagestiftelse med ideelle formål med 66 barnehager i drift per dags dato. Stiftelsen har over 1300 medarbeidere som daglig er ansvarlig for rundt 4200 barn i barnehagene. Vi har tatt en prat med IT-ansvarlig Ole Bruun for å høre om hvordan Kanvas har fått mer kontroll og oversikt i arbeidshverdagen.
Vi opplever at de avdelingene som har tatt i bruk Pureservice kjenner på en bedring i sin hverdag med tanke på at de har kontroll og oversikt.
Ole Bruun
IT-ansvarlig, Kanvas
Behov for å sette store og små oppgaver i et system for bedre oversikt
– IT i en bedrift som er i en kraftig digitaliseringsprosess er mangfoldig. Vi har et høyt antall brukere som har behov for bistand med både store og små oppgaver. Kommunikasjon rundt brukerdrevne henvendelser har tidligere blitt løst med e-post, telefon, Teams-meldinger, små lapper eller beskjeder i kantinen, forteller Bruun.
Med et volum på over 1300 ansatte blir det en stor mengde henvendelser i løpet av året for Kanvas. Å ha et verktøy for å forvalte og ha kontroll som samtidig bistår med å prioritere dette i riktig rekkefølge med riktig prioritet og hastegrad er dermed svært arbeidsbesparende og lønnsomt.
– Å gi brukere presis hjelp til riktig tid er en utfordring. Det har vært et viktig fokus for oss i tillegg til å redusere antall kontaktpunkter med sluttbruker. Vi vil ha kortest mulig vei for å kunne løse en problemstilling som forhindrer hverdagen til våre sluttbrukere.
God opplæring for flyt på tvers av avdelinger
Kanvas bruker Pureservice for IT-henvendelser, sakshåndtering for eiendomsavdelingen og har ekspandert bruken til andre funksjoner innen økonomi. I tillegg tar også HR avdelingen sine systemhenvendelser i Pureservice.
– Vi opplever at de avdelingene som har tatt i bruk Pureservice kjenner på en bedring i sin hverdag med tanke på at de har kontroll og oversikt. Pureservice gjør det lett for oss å overføre saker om det skulle være sykdom, ferie eller annet fravær den dagen.
Stiftelsen forteller om servicedesken som en opplæringsmodul. Ved å fylle ut utfyllende informasjon på hvordan sakene er blitt løst, så vil det være lettere ved for eksempel en nyansettelse og gi en grundig innføring i daglig drift. Bruun forteller at det ligger mye læring i det.
– I tillegg tok vi oss god tid under opplæringen av Pureservice. Det var viktig for oss å fundamentere servicedesken internt, og jeg er glad for at vi satt av tid til å bli kjent med løsningen og lære opp saksbehandlerne internt før vi lanserte. Det har resultert i en vellykket implementering hos de avdelingene i Kanvas som benytter seg av Pureservice.
Det som tidligere var kommunikasjon gjennom e-post, telefon, lapper og muntlige beskjeder har nå blitt satt i system hos Kanvas. Med alle henvendelser samlet i servicedesken har stiftelsen bedre kontroll og oversikt i hverdagen.
– Den største endringen i hverdagen for min del er at jeg puster bedre. Jeg opplever at vi har kontroll og vi flytter et ansvar fra at vi skal gå rundt å huske på alle detaljer hos de ulike funksjonene, til at vi har objektbasert sakshåndtering. Vi har kontroll på arbeidet vårt og ingenting blir glemt, avslutter Bruun.
