Your browser seems a little old. Consider upgrading to
Chrome, Safari, Firefox or IE10.

Automatisera uppgifter i servicedesk Hur kommer du igång? 5 bra tips!

Alla som arbetar med användarstöd i en servicedesk vet att man ofta måste utföra repetitiva uppgifter, t.ex. återställa lösenord och beställa tjänster.
Om dessa uppgifter automatiseras kan servicedesk spara många minuter per ärende varje dag.
Om en medarbetare sparar 30 minuter varje dag motsvarar det mer än 130 timmar, eller 16 arbetsdagar, per år.

Selfservice

Det enklaste sättet att effektivisera arbetet i servicedesk är att överlåta uppgifterna på kunden i form av självbetjäning. Ett exempel kan vara en webbportal för att anmäla ärenden.
Portalen kan även innehålla formulär för att beställa varor och tjänster, samt kanske en driftsmeddelandetjänst för att meddela kända avvikelser.

Automatiskt arbetsflöde

Därefter kan du automatisera ytterligare genom att implementera ett arbetsflöde som utlöses automatiskt för ärenden av en viss kategori, t.ex. återställning av lösenord. Föreställ dig att användaren loggar in i webbportalen, väljer en länk för att återställa lösenord och genomför hela processen själv. Alternativet är att användaren ringer servicedesk och ber om att lösenordet ska återställas. Servicedeskmedarbetaren måste då logga in i t.ex. Active Directory, leta upp användaren och återställa lösenordet manuellt.

 

Uppdelning av ärenden

Många är vana att ha ett slags sambandsroll och fördela ärenden manuellt efterhand som de kommer in, men tänk om fördelningen skedde helt automatiskt i stället? Du kan t.ex. sätta upp egna inkorgar för varje avdelning, och ett system som fördelar ärenden och tilldelar ägare baserat på vilken inkorg ärendet kom till. Ett annat scenario är ärenden från Selfservice, som kan fördelas automatiskt baserat på vilken produkt eller kategori de avser.

Mallar

Om du ofta får in ärenden med en känd lösning bör du överväga att skapa mallar som innehåller en fördefinierad text som du enkelt kan skicka ut. På det sättet slipper du skriva samma text om och om igen varje gång ett sådant ärende kommer in. Om det kommer många likadana förfrågningar till en servicedesk kan mallar spara mycket tid.

Avisering

Om servicedesk skickar ut meddelanden vid uppdateringar i form av e-post, bilagor eller liknande slipper medarbetarna att själva komma ihåg att kontrollera det de har ansvar för med jämna mellanrum och kan i stället ägna sin tid och energi på andra uppgifter. Du får ett system som du kan lita på och medarbetarna kan lägga sin uppmärksamhet på att vara mer effektiva på andra ställen.
 

Geir Johan Birkeland, Syscom AS

 

 

Kontakta oss om automatisering!

Nyhetsbrev från Pureservice Sverige

Vill du få vårt nyhetsbrev?

Ja tack!

Tack!

Ladda ner: Hur skapar man ett bättre flyt i servicedesken

Du kan spara mycket tid om du har ett bra uppgiftsflöde i servicedesken.

Det blir ännu mer effektivt om detta flöde är så automatiserat som möjligt.

 

Här kommer förslag på tre enkla grepp för att effektivisera.

Ladda ner

Tack!

Live demo!

Skulle du vilja se mer? Boka en online demo!

Vad trevligt att du vill titta närmare på Pureservice Servicedesk programvara!